43 4 | 2021 DER SICHERHEITSDIENST SICHERHEITSTECHNIK managementprozess zu überprüfen, zu optimieren und zu digitalisieren. Bei einem rein personell organisierten Zutrittsprozess erfüllen das Personal am Empfangstresen und das Sicherheitspersonal zwei Funktionen: Sie entscheiden, ob einem Besucher der Zutritt zum Gebäude erlaubt wird oder nicht. Außerdemmuss ein Protokoll über alle Besucher geführt werden, die ein- und ausgegangen sind. Nach wie vor verlassen sich Organisationen in der Regel auf ein Anmeldeformular oder ein Anmeldebuch aus Papier. Der Besucher schreibt seinen Namen, die Ankunftszeit und den Namen des Gastgebers sowie den Zweck des Besuchs auf das Anmeldeformular, sofern erforderlich. Das Personal überprüft mehr oder weniger sorgfältig die Identität des Gastes, stellt sicher, dass die Erlaubnis zum Betreten des Gebäudes vorliegt, und stellt in den meisten Fällen einen vorläufigen Ausweis aus, den der Besucher während seines Aufenthalts im Gebäude tragen soll. Nimmt man all diese Schritte zusammen, wird klar: Einladungs- und Zutrittsprozesse per Papier kosten gleich dreifach Zeit: die eigene, die des Besuchers und die des Dienstleisters. Nicht selten werden außerdemdie heute gültigen Datenschutzbestimmungen auf vielfältige Art und Weise missachtet; oder es wird versäumt, den Besucher eindeutig zu verifizieren und dieser wichtige Sicherheitsaspekt damit völlig vernachlässigt. Aufgaben eines digitalen Zutritts- und Besuchermanagement-Systems Ziel eines digitalen Zutritts- und Besuchermanagement-Systems ist es, die herkömmliche Besuchereinladung und -registrierung durch ein Medium zu ersetzen, das alle Beteiligten durch einen prozesssicheren und zugleich nutzerfreundlichen sowie auditierbaren Ablauf führt – vom Besucher über den Empfangsmitarbeiter und den Gastgeber bis zum Sicherheitspersonal. Softwaregestützte Prozesse von Besuchermanagementsystemen gewährleisten nicht nur, dass alle Unternehmensvorgaben eingehalten wer- den, sondern protokollieren auch alle relevanten Daten wie Name des Gastes/Dienstleisters, Gastgeber/Auftraggeber, Uhrzeit und Gebäudeeingang. Alle Daten stehen zur späteren Auswertung sofort zur Verfügung. Mit einer Verlagerung und Verlängerung des gesamten Prozesses in die digitale Welt wird nicht nur die Prozesssicherheit erhöht, sondern auch eine der offensichtlichsten Verletzungen der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) von Anfang an verhindert: eine spätere Offenlegung personenspezifischer Daten, wie das Führen eines Besucherbuches auf dem Empfangstresen. Denn auch der Einladungsprozess kann digitalisiert werden: Nachdem die Einladung ausgesprochen ist, zum Beispiel mit einer E-Mail-Einladung mit automatischer Vergabe eines QR-Codes, wird diese personen- und terminspezifisch weiterverfolgt. Mit einem digitalen Besuchermanagementsystem kann das Unternehmen Besucherdaten anonymisieren, sicher abspeichern und somit die DSGVO-Anforderungen erfüllen.
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